I porada může být produktivní

Porady nemají nejlepší pověst. Většina lidí je považuje za plýtvání časem. Proč? Buď se jich týká jen jedno procento programu porady, nebo porada program prostě nemá a probíhá jen proto, že jde o pravidelnou poradu, kterou mají všichni ve svých kalendářích. Konverzace sklouzne ke kontroverznímu tématu "kantýna" a po poradě nikdo neví, co má udělat a do kdy.

Porada přitom může být prostorem, kde mohou vznikat skvělé nápady a kde se může rozvíjet spolupráce mezi kolegy napříč odděleními. Je však potřeba pečlivě se na ni připravit.

Příprava porady

Měli byste mít jasnou představu o požadovaném výsledku porady. Ze všeho nejdříve si tedy stanovte cíle. Cílem porady může být výměna informací, hledání řešení nějakého problému, generování nových nápadů nebo hlasování a přijetí rozhodnutí.

Na základě cílů si poté sestavte program porady. Sepište si jednotlivá témata, dejte si je do souvislostí a seřaďte si je. Promyslete si také časový harmonogram. Nejvíce času byste měli věnovat těm nejdůležitějším tématům.

Téma, u něhož se dá předpokládat dlouhá a vášnivá diskuse, zařaďte až na závěr porady. Vaši kolegové se tak budou sami od sebe snažit, aby poradu příliš neprotahovali.

Program porady pošlete kolegům předem, aby měli čas prostudovat si jednotlivé problémy a připravit se.

Vedení porady

V zasedačce buďte dříve než všichni ostatní. Zkontrolujte si, zda funguje technika pro prezentace, případně pro videokonference.

Začněte ve stanovený čas. Čekání na opozdilce není přijatelné, protože tím trestáte osoby, které přišly včas. Pozdní příchod by naopak měl být spojen s postihem.

Nejdříve představte cíle a program porady. Prvním bodem porady by měla být kontrola plnění úkolů z předchozí porady.

Postupně probírejte téma za tématem a vtahujte všechny kolegy do diskuse. Zapojením všech získáte maximum informací a názorů. Neměli byste dopustit odbíhání od tématu a nekonstruktivní spory mezi jednotlivci. Tím by se porada pouze protáhla do nekonečna.

Pokud se během diskuse objeví nové podněty nesouvisející s tím, co aktuálně probíráte, napište si je na papír a vraťte se k nim později. Nápady kolegů můžete zaznamenávat na whiteboard nebo flipchart. Poté můžete o předložených návrzích diskutovat.

Pozor si dejte také na kolegy, kteří poradu pochopili jako skvělou příležitost k sebeprezentaci. Porada by se mohla stát jejich monologem!

Nakonec se přesvědčte, že všichni dostali možnost promluvit a že všichni rozuměli tomu, na čem jste se domluvili.

Zápis z porady

Výsledkem porady by měla být řada rozhodnutí vztahujících se k probíraným tématům. Proto se pořizuje zápis z porady, který by měl obsahovat stručný přehled konkrétních úkolů a konečných termínů. Po poradě kolegům zápis pošlete.

Způsob, jakým vedete porady, vypovídá především o vašem time managementu a osobní produktivitě! Proto si na přípravě porady dejte záležet.

Chcete ještě více inspirace? Přijměte pozvání do kurzu Efektivní vedení porad.