První dojem v písemném projevu

Na vyvolání pozitivního prvního dojmu máme vždy jen jeden pokus. Při osobním setkání máme pouze třicet sekund na to, abychom okouzlili, oslnili, očarovali, ohromili. Proto si svou sebeprezentaci pečlivě připravujeme. Promýšlíme si svou image, svůj outfit, své první věty a nikdy nezapomínáme na úsměv.

V okamžiku osobního setkání však může být na první dojem POZDĚ! Lidé si o nás dělají obrázek už v průběhu písemného kontaktu s námi. Na podkladě našeho písemného projevu posuzují, jestli jsme profesionální, inteligentní, kompetentní a jestli nás mají brát vážně.

Od klasické k elektronické korespondenci

V dobách, kdy se psalo perem na papír, prozrazoval RUKOPIS pisatele mnoho. Vznikla vědecká GRAFOLOGIE, která podle písma popisovala osobnost autora.

Sledovala se rychlost psacího pohybu, velikost písma, sklon písma nebo tlak na psací podložku. Písmo bylo ostré, nebo oblé, úzké, nebo široké, zjednodušené, nebo obohacené. A podle toho všeho se posuzovalo, jestli je pisatel introvert, nebo extrovert, jestli u něj převažuje rozum, nebo cit, jestli je to originální osobnost atd.

Teď píšeme na počítačích, a tak můžeme mít pocit, že o nás náš písemný projev nic nevypovídá. Ale tak to není!

Struktura písemného projevu

V elektronické korespondenci si všímáme strukturovanosti textu. 

STRUKTUROVANÝ text je přehledný, uspořádaný a organizovaný. Obsahuje nadpisy, je členěn do logických odstavců, využívá výčty s odrážkami a důležité informace jsou v něm zvýrazněny tučně.

Autor strukturovaného textu má dobré organizační schopnosti, v práci postupuje systematicky, má smysl pro řád a velmi vyvinuté kritické myšlení.

NESTRUKTUROVANÝ text je neorganizovaný celek neurčitého tvaru. Na první pohled vypadá jako hustá džungle, která si žije vlastním životem. Nezbývá nic, než prokousat se celým textem od začátku do konce.

Autor nestrukturovaného textu je spontánní člověk, který je na tom hůře se sebedisciplínou. Chybí mu smysl pro systém. Je to chaotik, řídí se momentálními impulzy. Může nakládat neekonomicky se svým časem.

Obsah písemného projevu

Základní pravidlo zní: JASNÉ PSANÍ ZNAČÍ JASNÉ MYŠLENÍ.

Váš text by měl být rychle přečten a rychle pochopen. Proto byste měli usilovat o STRUČNOST a SROZUMITELNOST. Buďte struční a nepoužívejte deset slov tam, kde stačí použít jedno. Srozumitelnosti dosáhnete rozkouskováním složitých souvětí do krátkých vět. Tím se současně vyhnete syntaktickým chybám.

A když už jsme u chyb... Pravopisné chyby vypovídají o vašem vzdělání, překlepy o vaší pozornosti k detailu.

A závěrem zlaté pravidlo: PIŠTE K VĚCI.

Smyslem písemné komunikace je výměna RELEVANTNÍCH informací. Vše, co je pro příjemce sdělení IRELEVANTNÍ, do korespondence nepatří.

Chcete ještě více inspirace, jak zapůsobit svým psaným projevem? Najdete ji v kurzu BUSINESS WRITING. Připravte se na písemnou komunikaci v anglickém jazyce.