Nákup je služba, nikoliv služka, tvrdí Karel Otýs

S odborníkem na firemní nákup a naším lektorem Karlem Otýsem jsme se zaměřili na klíčové oblasti nákupu. O jaké oblasti se jedná? To se dočtete v následujícím článku!

Efektivní nákupní proces je nezbytnou podmínkou prosperity firmy. Na tom se shodli účastníci workshopu pro firemní nákupčí, který jsme s Karlem Otýsem letos uspořádali v Olomouci.

Manažeři nákupu a nákupčí, kteří to tak již mají a nemusí bojovat o pozornost, o tom ví své. Ostatní se inspirovali zkušenostmi, jak může nákupní útvar zvyšovat konkurenceschopnost firmy prostřednictvím svého know-how.

Jeden ze závěrů workshopu je, že významné postavení nákupního útvaru je častější u velkých korporací a méně běžné u středních a menších firem. Druhý závěrem je fakt, že postavení nákupu vždy závisí na jeho schopnostech se tzv. prodat a prezentovat svou práci. Nákupčí to mají ve svých rukou.

Pojďme se tedy podívat na všech pět klíčové oblasti firemního nákupu. Identifikovali jsme v nich klíčové parametry kvality nákupu a přínosu pro prosperitu firmy. Tady jsou:

1. Interní část nákupního procesu

Co koupit?  Kdy to koupit? Kolik toho koupit? Kam a jakým způsobem to dodat? Od koho to koupit? A za jakých podmínek? To jsou otázky, které si jednoznačně musíme položit na samém začátku. Tím stanovíme priority a cíle nákupu.

Nezbytný je popis průběhu nákupního procesu, pravomocí a odpovědností všech jeho účastníků v pravidlech. Klíčové prvky jsou jednoduchost, strukturovanost, transparentnost a efektivnost.

Efektivní řízení nákupního požadavku zajišťuje, aby firma kupovala jen to, co opravdu potřebuje, v jasně dané kvalitě a specifikaci a přitom využila maximálně možností dodavatelského trhu. Pozor na rozdíl mezi tím, co chceme koupit a co opravdu potřebujeme.  Neobejdeme se bez spolupráce nákupu a interních klientů. Cílem je optimálně skloubit požadavky interních klientů na kvalitu, specifikaci, provedení, vlastnosti, parametry a termíny.

Vnitřní organizace nákupu a rozdělení činností uvnitř útvaru jsou jedním z dalších důležitých faktorů efektivity nákupního procesu.

Nákup je služba (nikoliv služka). Důležitá je znalost a dodržování kompetencí, odpovědnosti a natavení transparentního a efektivního způsobu komunikace.

2. Nástroje, metody a postupy v nákupu

• Vytvoření komoditních strategií
• Postup celého nákupu od tvorby požadavku až po realizaci u každé skupiny položek, komodity, služby. Respektování charakteru položek
• Management dodavatelů

Pro tuto oblast je klíčovým postupem vyhledávání, třídění, evidence, kvalifikace, hodnocení dodavatelů a komunikace s nimi v průběhu celého nákupního procesu.

Základní metodou je výdajová analýza a určení potenciálu jednotlivých položek z hlediska optimalizace jejich potřeb a nákupních podmínek.

Neobejdeme se bez řízení dodavatelů. Zahrnuje vyhledávání, evidenci, kvalifikaci i jejich hodnocení.

Jedním z výstupů pak jsou komoditní strategie jako postup celého nákupu od tvorby požadavku až po realizaci u každé skupiny položek, komodity, služby. Respektování charakteru položek.

Vhodné je nastavení spolupráce s controllingem na plánování a sledování firemních výdajů procházejících nákupním útvarem.

3. Výběr dodavatele a sjednání nákupních podmínek

Zvládli jste druhý krok? Nyní je na čase přejít k výběru dodavatele.

Základní postupy jsou zde poptávka, výběrové řízení, přímé zadání, vyjednávání elektronizace výběru, jejich kombinace a propojení.

Jasně si předem stanovte, jak budete nabídky dodavatelů hodnotit, zda cenou či multikritérii a jakým způsobem budou nákupní podmínky včetně ceny vyjádřené.

Vybrali jste vhodného dodavatele? Skvěle!

4. Úspory, controlling nákupu, reporting a hodnocení

Důležitou součástí nákupních aktivit je také reporting celého procesu a jeho výsledků.

Zejména hledání, sledování, výpočet a prezentace úspor, hodnocení práce nákupu a jeho přínosu pro firmu, nastavení sledování výkonnosti nákupu.

5. Umění vyjednávat  

Vyjednávání je každodenní chleba nákupčích a manažerů nákupu. Vyjednáváme o nákupních podmínkách, jejich změně, o cenách, reklamacích a dalších faktorech nákupu.

V současné době dochází k prudké změně v charakteru nákupního jednání a nákupčí považují za zcela nezbytné se v těchto znalostech a dovednostech stále zdokonalovat, aby zvládli stále náročnější jednání s dodavateli.

Firemní nákup na cestě k dokonalosti

Každý nákupní proces je jiný, jeho konkrétní nastavení závisí na charakteru činnosti firmy.  Liší se podle toho, zda jde o výrobní či režijní nákup, podle kompetencí nákupního útvaru, firemní kultury, firemních cílů a dalších faktorů.

První fázi procesu firemního nákupu, tedy interní část, probírá Karel Otýs ve svém kurzu Průběh, řízení a organizace nákupního procesu. Kromě toho poznáte způsoby a přínosy spolupráce nákupu s ostatními útvary ve firmě. O strategických nástrojích se více dozvíte v kurzu Náklady a úspory v nákupu. Výběr dodavatele Karel Otýs přiblíží v tréninku s názvem Výběrová řízení v nákupu a své vyjednávací dovednosti zdokonalíte na tréninku Techniky vyjednávání pro nákupčí. Těšíme se na vás!