Osobní produktivita je o soustředění se na správné věci

Daniel Gamrot působí jako lektor osobní produktivity a time managementu. Z rozhovoru s ním poznáte, že o věcech rád a dopodrobna přemýšlí. A právě to bychom měli dělat všichni. Než se pustíme do plnění úkolů, měli bychom si odpovědět na otázku, jestli nás daná práce opravdu dovede k tomu, čeho chceme dosáhnout.    

Co se skrývá za prokrastinací? Když nejsme schopni donutit se udělat nějakou práci, co to signalizuje? Neumíme říkat ne a slíbíme, co nechceme? Jsme vyhořelí, jen jsme si toho ještě nevšimli?

Já se často ptám přesně naopak. Co signalizuje, že se na úkol těšíme, vůbec ho neodkládáme a máme chuť kvůli tomu, abychom na něm mohli začít pracovat, vyskočit z postele o hodinu dříve? Většinou je to něco, pro co máme zápal. A často nám to i jde. Jsme v tom dobří. Skutečně dobří. Natolik, že si toho lidé okolo nás všímají a oceňují nás. To jsou dva důležité předpoklady úspěchu – dělat co možná nejvíce na těch správných věcech. Pak je tendence odkládat minimální. To se však neobejde bez odmítání, případně delegovaní ostatních úkolů. Dalším dobrým návykem je protřídit si jednou za čas svůj seznam úkolů, kalendář nebo poznámky a dát pryč zbytečnosti. Vliv na naše nadšení pro práci má ale i hladina energie. A tedy i kvalitní spánek, životospráva, dostatek pohybu… Je toho hodně. Takže k té vaší otázce… Pokud chcete prokrastinovat, prostě dělejte přesný opak. 

Dejme tomu, že jste pozván na meeting, kde rychle poznáte nejchytřejšího člověka v místnosti. Není to ani CEO, ani člen managementu, ale člověk na asistentské pozici. Co vás napadne? Má náš člověk nízké sebevědomí? Nesprávné nastavení mysli? Co ho brzdí?

Vzpomněl jsem si na příběh jednoho pekaře. Velmi chytrý člověk. Měl desítky nabídek na skvělé pozice v báječných firmách. Přesto je odmítal. Ráno otevřel krám, v jedenáct třicet zavíral. Ve dvanáct hodin jej čekal oběd. Zbytek dne trávil s dětmi, ženou, přáteli nebo sám se sebou. Dělal práci, která ho nesmírně bavila. Způsobem, který ho bavil. A žil život, jaký chtěl. K věci… Třeba to má ten nejchytřejší člověk stejně tak. Dělá práci, která ho naplňuje. A nic jiného nechce. Žebříčky nejsou pro každého. Ne každý potřebuje na stupně vítězů. Za mě je to v pořádku. Samozřejmě existuje tisíc a jedna verze tohoto příběhu. Tahle mě napadla jako první.

Jaký vliv na osobní produktivitu má náš vnitřní hlas? Někteří lidé se snaží přimět k vyšší výkonnosti tím, že si neustále opakují, že nejsou dost dobří a že už by měli být někde jinde. Není to spíše kontraproduktivní?

Co je to osobní produktivita? Učím své okolí, že to není jen výkonnost. Jde o soustředění se na správné věci. Pak je udělat ve správný čas. A ve finále nezapomínat na to, že je důležité dělat je správně. Uvedu příklad. Hromada lidí se pouští bezhlavě do úkolů, aniž by řešili, zda jsou právě oni ti, kdo by na nich měli dělat. A zda jim ty úkoly pomohou k tomu, co chtějí. Víte, jak je to s tím žebříkem, že? Když ho opřete o špatnou zeď, sice někam vylezete, ale nebude to místo, které jste si vysnili. Stejně tak to je s úkoly. Když budete výkonní a splníte tisíc úkolů, paráda. Ale opravdu vám pomohly dostat se k tomu, co chcete? 

Ty správné úkoly je pak fajn dělat ve správný čas. Zase to má několik rovin. Třeba rozdělení úkolů do denního plánu podle výkonnostní křivky. Nebo je někdy prospěšné popřemýšlet, zda by nebylo lepší nechat ten úkol pár týdnů uzrát. Případně vyhnít. Velmi často se do úkolů pouštíme bezhlavě hned po jejich zadání. A pak zjistíme, že to byla zbytečnost. 

„Když opřete žebřík o špatnou zeď, sice někam vylezete, ale nebude to místo, které jste si vysnili.“

Ve finále je důležité provést ten úkol správně. Nepsat pořád dokola stejné maily, když si na ně můžu vytvořit šablonu. Naučit se v digitálním světě automatizovat rutinní úkoly. Je toho hromada. Samozřejmě se to netýká pouze digitálu, protože automatizovat můžeme třeba i sami sebe. Skrze návyky nebo jednoduché rutiny. 

A teď k té vaší otázce… Má na naši osobní produktivitu vliv vnitřní hlas? Rozhodně ano. Velmi špatně se dělají úkoly správně, když se na ně nedovedeme soustředit, protože máme v hlavě nějaké nevyřešené záležitosti, které se neustále vrací. Nebo když chybí sebedůvěra. Hlava je v tomto silný nepřítel, hází klacky pod nohy. A mimochodem, vždy to vzdává dříve než tělo. 

To, že „bychom už měli někde být“… Jsme tam, kde jsme. Na základě toho, co jsme zažili. Neovlivníme to. Je to minulost. Když chci být někde jinde, měl bych se ptát sám sebe: Co pro to mohu udělat? Jaký je další krok? Kdy ho udělám? Tohle mohu ovlivnit. Nevyjde to na 100 %, ale rozhodně je to lepší, než přemýšlet nad tím, že nejsem tak dobrý, jak bych měl být, a že bych měl být jinde. Můj pohled na život. 

V současnosti se pozornost firem soustředí na inovace… Ale nemůže být pro naši osobní produktivitu užitečná i rutina? Už jen tím, že spotřebujeme méně času přemýšlením?

Určitě ano, inovace a rutiny k sobě neodmyslitelně patří. Dostanu-li základní věci do rutiny, mohu se lépe soustředit na inovace. Rutiny šetří energii. I ty nejdrobnější. Proč si myslíte, že mám doma deset stejných černých triček, deset kusů spodního prádla a prakticky stejné džíny? Pozor, není to návod, jen můj přístup. Dostal jsem do rutiny i ranní výběr oblečení.

„Inovace a rutiny k sobě neodmyslitelně patří. Dostanu-li základní věci do rutiny, mohu se lépe soustředit na inovace.“

Jak pracovat s vlastní energetickou ekologií, aby náš pracovní zápal po čase nedospěl k vyhoření?

Nejsem expert na vyhoření. Každopádně kdyby to bylo jen o té energii… Mám osm věcí, které si hlídám. Kvalitní a dostatečně dlouhý spánek, neustálý pohyb, skutečné jídlo, produktivní vztahy, dělání si radosti, hraní si, přemítání a vypínání. Tohle jsou pro mě věci, které si většinou i plánuji, pokud je nemám v návyku. Zjistil jsem, že bez nich energie časem zmizí. 

Pak bych ještě doporučil jednou za čas zrevidovat vlastní role a zjistit, jestli jim věnujeme tolik času, kolik chceme. Nemyslím si, že je špatné pracovat na plné bomby, pokud tím nedostanu na příliš dlouho do pozadí své další role, které jsou pro mě důležité. To může být role manžela, táty, člověka plného energie… K té revizi bych přidal ještě nějaký kontrolní mechanismus. Mě po dohodě kontroluje žena, která mi dovede naznačit, že můj pracovní zápal spěje k významnému úbytku energie. 

Vypozoroval jste nějaké AHA momenty, které se ve vašich kurzech opakují? Které myšlenky s vašimi klienty obvykle nejsilněji rezonují?

Vyberu dvě. První je princip optimalizace. Učím lidi automatizovat procesy, propojovat mezi sebou služby, ale také automatizovat sebe samé skrze rutiny a návyky. Lidé často vědí, že jim rutiny pomáhají. Ale je pro ně náročné najít si čas a energii na jejich zavedení. Proto je dobré jít na to krok za krokem, skrze princip, kterému se říká „atomové návyky“ podle stejnojmenné knihy J. Cleara. Nemusíme se snažit urvat velké změny hned, stačí, když zavedeme takové rutiny, které budeme schopni opakovat každý den. 

Druhá věc se týká té energie – dobíjení baterek a zpomalení vybití. Mnoho lidí považuje za základní principy osobní produktivity organizaci úkolů, událostí, poznámek a tak dále. Ale to je omyl. Základem je umět hospodařit s energií a tu energii poté využít na ty správné aktivity.

„Základem osobní produktivity je umět hospodařit s energií a tu energii poté využít na ty správné aktivity.“

Když vám někdo vypráví příběh o tom, že jeho práci neustále přerušují kolegové, kteří něco potřebují, a on tak nestíhá svou vlastní práci… Kde vidíte problém? A kde řešení?

Budování vztahů. Vyjasnění si očekávání. Nastavení hranic. Vědomí vlastních priorit (těch dlouhodobých). Problémem může být i kultura týmu, která mi nesedí. Hodně záleží na kontextu a dané situaci. Šel bych do detailu. Pište si tři dny kdo, kdy a proč vás vyrušil. Pak vyberte ty nejčastější rozptylovače a společně s nimi si dohodněte win-win způsob, jak to dělat jinak. Ať to pomůže vám, ale také té druhé osobě.

Někteří lidé, kterým už je třeba přes padesát, mohou mít pocit, že už je příliš pozdě, aby na sobě něco měnili. Navíc by tím museli přiznat, že po celý svůj dosavadní život dělali něco špatně. Co byste jim řekl?

Nikdy jsem nebyl a asi nebudu v jejich kůži. Ale ukázal bych jim příběhy lidí, kteří začali ještě později. S věcmi, které jim dávaly smysl a které jim dělaly radost až do jejich odchodu. Mimochodem, nesnažme se být neomylní. Nehodnotil bych, jestli jsem dělal nebo nedělal něco špatně. Prostě jsem to dělal. A chci to teď jinak. Takže jaký je další krok?

Co byste si přál, aby si účastníci z vašeho kurzu ”8 disciplín osobní produktivity” odnesli?

Kdybych měl říct jednu myšlenku, pak to, aby brali osobní produktivitu jako princip ne pracovní, ale životní. Pomáhá nejen k výkonnosti, ale hlavně k životní spokojenosti. A kdybych měl říct myšlenek více, pak určitě jeden akční krok ke každé disciplíně. Třeba sepsat si osobní poslání, vytvořit si důvěryhodný systém, naučit se automatizovat svou práci skrze technologie, lépe spát, plánovat podle své energetické křivky, umět se dobře rozhodovat, snáze zaměřit pozornost nebo vytvářet malé návyky.