ASISTENTKA jako specialistka komunikace

Asistentky jsou denně v kontaktu s kolegy a klienty, s nimiž komunikují osobně, telefonicky nebo písemně. Každý komunikační kanál v sobě skrývá potenciální problémy, které nemusí nutně vzniknout na straně asistentky, ale nakonec je to stejně ona, kdo musí situaci elegantně vyřešit. 

Asistentka jako ambasadorka značky 

Aby byla firma úspěšná, potřebuje mít skvělou IMAGE, čehož rozhodně nedosáhne bez kvalitních komunikačních kanálů. Asistentka ve firmě funguje jako ambasadorka značky, je první kontaktní osobou, s níž se klienti setkávají. Proto by měla být specialistkou na komunikaci a první dojem. 

První dojem si vytváříme v prvních vteřinách vzájemného kontaktu. Asistentka o sobě říká mnohé i tím, jak se obléká, jaký má pořádek či nepořádek na pracovním stole, jakou si v kanceláři pouští hudbu… Při tom všem by tedy měla mít na paměti, že nereprezentuje jen sama sebe, ale také značku svého zaměstnavatele. 

Kdy je lepší písemná komunikace

Vzhledem k tomu, že písemná komunikace vyžaduje více času, je vhodné používat ji primárně v situacích, které vyžadují archivaci sdělení, například z legislativních důvodů. Například rezervaci hotelu můžeme vyřídit telefonicky, ale pokud provedeme rezervaci písemně, můžeme mailovou korespondenci považovat za určitou smlouvu s ubytovacím zařízením. V případě, že cena nebo cokoliv jiného po příjezdu nesedí, můžeme se na korespondenci odkázat. 

Písemná komunikace se hodí i pro sdělení, které obsahuje složité a rozsáhlé informace, nebo pro sdělení, které má více příjemců. Písemné informace by měly být podány co nejvíce stručně a co nejvíce přehledně. Respektujte čas vašich kolegů i klientů. Jestli nechcete, aby váš nadřízený skončil na psychiatrii, vždy vyplňujte předmět e-mailu, a to co nejpřesněji! Váš šéf s největší pravděpodobností dostává desítky mailů denně, které vyřizuje postupně podle důležitosti a naléhavosti. Vašich dvacet mailů bez předmětu mu práci rozhodně neusnadní.  

Posledním, ale důležitým požadavkem na písemné vyjadřování je zdvořilost. Ta by měla být součástí každého sdělení, protože dělá dobré jméno nejen asistentce, ale celé společnosti. 

Cíle interní komunikace

Kvalitní interní komunikace může být hybnou silou firmy. Jejím cílem je, aby byli zaměstnanci angažovaní a aby věděli, kterým směrem se mají ubírat. V některých společnostech stále převládá názor, že interní komunikace je předávání důležitých informací shora dolů. Interní komunikace by však neměla být jednosměrná, měla by proudit všemi směry, každý hlas by měl být slyšet. 

Interní komunikace je v podstatě marketingová komunikace. Cílovou skupinou však není externí zákazník, ale interní zákazník, tedy zaměstnanec. Komunikovat s ním můžeme prostřednictvím kampaní nových zaměstnaneckých benefitů, prostřednictvím pozvánek na firemní akce, prostřednictvím informací o úspěších firmy na intranetu nebo ve firemním časopisu. 

Jak na různé typy lidí 

Asistentka komunikuje s různými typy lidí, a tak většinou rychle odhadne, jak s kým jednat. S kým se pustit do small talku, na koho nemluvit, komu zatelefonovat a komu poslat SMS. Nejjednodušší a nejpoužívanější typologií je extraverze a introverze. 

Extrovert je společenský tvor. Miluje večírky s přáteli, rád se baví. Pokud se potřebuje vyrovnat se stresem, řeší to mluvením. Naopak introverti si vše nechávají pro sebe a pokud se od nich chceme něco dozvědět, stojí nás to hodně sil. Extroverti se hodně projevují na poradách, nemají strach z komunikace a vyhovuje jim práce v open space. 

Introvert rád vyhledává klid a dělá si čas jen pro sebe. Své síly obnovuje vypnutím vnějšího světa a kontaktu s ostatními lidmi. Dává přednost písemné komunikaci před ústní a to z toho důvodu, že může déle přemýšlet nad svou odpovědí. Také při telefonické komunikaci preferuje posílání SMS. 

Chcete se stát specialistkou na firemní komunikaci? Přijměte pozvání do kurzu Profesionální asistentka manažera s certifikátem. Držíme vám místo.