Jak na psaní e-mailů?

V písemné komunikaci se můžete dopustit spousty chyb. A nejen těch pravopisných. Písemný projev by měl být strukturovaný, stručný, srozumitelný a reprezentativní. Ať už se jedná o interní komunikaci s kolegou či šéfem, nebo o externí komunikaci s klientem, obchodním partnerem či dodavatelem. Na co byste si tedy měli dávat pozor?

1. DŮVĚRNOST

E-maily mohou obsahovat důvěrné informace, které by se neměly dostat dál. Proto se asistentkám ředitelů dříve říkalo sekretářky nebo tajemnice. K vyzrazení tajemství může dojít naprosto nechtěně. Například odesláním e-mailu na chybnou adresu nebo přiložením chybné přílohy.

Nevyzpytatelná je také kombinace dvou velmi podobných tlačítek „ODESLAT” a „ODESLAT VŠEM”. Pokud se překliknete, můžete toho následně litovat. Opatrně zacházejte také s tlačítkem „PŘEPOSLAT”. Víte jistě, že nepřeposíláte nekonečné vlákno konverzace, v němž může být obsaženo naprosto cokoliv? Pokud vám někdo něco píše, pravděpodobně nepředpokládá, že to budou číst i další lidé. 

2. PŘESNOST

Nepřesné nebo nesprávné vyjádření dokáže změnit celkový význam věty. Může jít například o nesprávné použití spojky: 

Jestliže splníte X a Y, získáte Z. (Musíte splnit obě podmínky, jak X, tak Y.)
Jestliže splníte X nebo Y, získáte Z. (Musíte splnit alespoň jednu z podmínek X a Y.)

V písemné komunikaci si takové chyby nemůžete dovolit. E-maily mohou být použity i jako důkaz u soudu. Potom budete obtížně vysvětlovat, že jste se prostě spletli. Podobně jako Donald Trump, který se přeřekl v klíčové větě svého projevu. Potom se musel ospravedlňovat: „I said the word ‘would’ instead of ‘wouldn’t’.” 

3. STRUČNOST

V jednoduchosti je síla. Zdvořile pozdravte, přejděte rovnou k věci a rychle to ukončete. Čím je příjemce výše postavený, tím je i více zaneprázdněný, a tak ocení stručnost vašeho sdělení. Naučte se vážit si času druhých lidí a nezdržujte je. Napište si koncept, přečtěte si ho po sobě a proškrtejte ho na nezbytné minimum.  

Usnadněte příjemci také orientaci v textu tím, že mu dodáte strukturu. Využívejte odstavce, odrážky nebo zvýrazněte některé věty tučným písmem. 

4. TONE OF VOICE

Písemná komunikace postrádá neverbální složku řeči. Některé informace tak mohou být ztraceny v překladu. Ironie může být vzata vážně a naopak. A ani smajlíci to nezachrání.

Každý písemný projev má takzvaný „tone of voice”, tedy tón komunikace, který by měl vyznívat vstřícně a pozitivně, nikdy ne negativně. Tón komunikace by měl reprezentovat firemní kulturu. Je spíše formální, nebo neformální?  V pracovní komunikaci nevystupujete sami za sebe, reprezentujete svou pracovní pozici a svou společnost.

5. RYCHLOST

Na některé odpovědi potřebujete více času, a tak si je odložíte na později. Pokud víte, že se k odpovědi dostanete až za několik dnů nebo týdnů, poděkujte za e-mail, potvrďte jeho přečtení a sdělte předpokládaný čas, kdy na něj odpovíte.

V množství e-mailů, které denně dostáváte, se však může stát, že na některý z nich zcela zapomenete. Čímž se vyřízení dané věci v podstatě pozastaví. Najděte si systém, který vám umožní od sebe odlišit vyřízené a nevyřízené e-maily. Můžete používat štítky různých barev nebo cokoliv jiného.

Chtěli byste svou písemnou komunikaci dovést k dokonalosti? Přijměte naše pozvání do kurzu Jak (nejen) v práci lépe psát?