Zlepšování administrativních procesů

Mapa administrativního procesu

Existuje celá řada metod používaných k popisu současného stavu procesů od těch nejjednodušších až po velice sofistikované. Pro potřeby štíhlé administrativy se často používá metoda mapování hodnotového toku známá jako Value Stream Mapping, která se využívá i pro mapování výrobních procesů. VSM mapa může být využita jednotlivci, avšak nejefektivnější použití je v rámci společného workshopu účastníků vybraného administrativního procesu.

Výhody metody VSM je možné shrnout následovně: je to jednoduchá a transparentní metoda, jejíž symbolika a postup jsou snadno pochopitelné a použitelné bez předchozích znalostí účastníků workshopu. Ukazuje kritickou cestu a úzká místa. Umožňuje identifikovat plýtvání v procesu a odhalit výchozí body pro zlepšení. Z analýzy aktuálního stavu jsou pak přímo patrná okamžitá opatření a místa, která je potřeba dále a hlouběji analyzovat. Výstupem použití metody je procesní mapa administrativních procesů s popisem jejich vzájemných propojení. Prostřednictvím mapy jednoznačně identifikujeme činnosti nepřidávající hodnotu a určíme oblasti vhodné k dalším hlubším analýzám. Navíc metoda se využívá nejen pro analýzu současného stavu, ale také k vytvoření stavu budoucího.

Popis ukazatelů

Jakmile máme popsaný proces, je potřeba nastavit ukazatele, které nám umožní identifikovat, zda naše analýzy a opatření směřují k očekávanému cíli. Oblast měření výkonnosti procesu je klíčovým prvkem procesu transformace. Pokud tento proces nebude podepřen kvalitním monitorováním vhodně zvolených ukazatelů, může docházet k přijímání špatných rozhodnutí a snížení spokojenosti zákazníka jako hlavního ukazatele životaschopnosti organizace. Vytvoření efektivního systému monitorování ukazatelů výkonnosti jednotlivých procesů umožňuje získání potřebné zpětné vazby na uskutečněné změny, poskytuje vstupy k analýze příčin a důsledků, a tím dává podklady k efektivnímu vedení změn organizace.

Vhodně zvolený ukazatel má tyto znaky:

• relevantní pro projekt (vizi, cíle) – ukazuje, jak je projekt efektivní z hlediska dosahování zvolených cílů,
• srozumitelný – očividné propojení ukazatele s činnostmi a odpovědnostmi lidí, kteří jsou do projektu zapojeni,
• jednoduše měřitelný a vyhodnotitelný – nemá smysl získávat data, která jsou pro projekt neměřitelná. Jednoduchý sběr i zpracování dat umožňuje zajištění potřebné aktuálnosti dat pro vyhodnocování a přijímání rozhodnutí.

Z hlediska přínosů získaných tímto úsilím lze rozdělit ukazatele do dvou kategorií:

• měření účinnosti procesů,
• měření hospodárnosti procesů.

Měření hospodárnosti procesů

Tato měření sledují objemy zdrojů, spotřebovaných při plnění požadavků zákazníka. Hospodárnější procesy spotřebují méně peněz, času, materiálu atd. Hospodárnost má značný vliv na výkonnost organizace a v konečném důsledku na její ziskovost.

I když charakter mnohých ukazatelů bude souviset s jedinečností procesů, je možné říci, že jsou určité ukazatele výkonnosti, které mají univerzální charakter a mohou být používány v celé řadě případů.

Příklad měřitelných ukazatelů hospodárnosti administrativních procesů:
Finance

• Počet zpracovaných faktur na jednu účetní (produktivita).
• Stav rozpracovanosti faktur (rozpracovanost).
• Počet otevřených objednávek (rozpracovanost).
• Počet bezchybně připravených podkladů k cestovním úhradám k celkovému počtu podaných podkladů k cestovním úhradám.
• Čas potřebný na zpracování jedné faktury (pracnost).

Lidské zdroje

• Průměrná doba na přípravu pracovní smlouvy (pracnost).
• Počet pracovníků organizace na jednoho pracovníka personálního oddělení (produktivita).
• Počet bezchybně připravených podkladů k zápisu k celkovému počtu provedených zápisů.

IT

• Počet servisních zásahů na jednoho servisního technika (produktivita).
• Využití audiovizuální techniky (efektivita využití zařízení).
• Využití software s licencí (efektivita využití zařízení).
• Sledování bezporuchovosti IT vybavení (tiskárny, server, internet, web...).

Majetek

• Využití výukových prostor (efektivita využití zařízení).
• Průměrná doba opravy závady.
• Průměrný počet nevyužitých aut (efektivita využití zařízení).
• Index přidané hodnoty procesu zpracování požadavku (index přidané hodnoty procesu).

Chcete se dozvědět více?

Tento jednoduchý návod samozřejmě nestačí k tomu, abyste jednoduše implementovali nástroje štíhlé administrativy a stal se z vás profesionál v oboru štíhlé administrativy. Všechny základní principy a nástroje dopodrobna rozvíjí kurz Štíhlá administrativa vedený Tomášem Průžkem.