Top vision

czen

Štíhlá administrativa s Tomášem Průžkem

Narůstající konkurenční boj a obtížné hospodářské podmínky nás stále více nutí se zamýšlet, jak zvládnout dlouhodobé zajištění existence a rozvoje našich organizací. Jedním ze způsobů je budování tzv. štíhlé organizace, tedy organizace bez zbytečného plýtvání s efektivně řízenými procesy. Jak na to? Poradí vám specialista Tomáš Průžek.

Původní myšlenka štíhlosti organizace vznikla ve výrobní sféře, nicméně v posledních několika letech se stále více uplatňuje i v nevýrobních odděleních a organizacích nevýrobní sféry, tedy v tzv. administrativních procesech. Cílem štíhlé administrativy je vytvoření efektivně a stabilně fungujících procesů, které umožňují dosahovat vysoké produktivity, požadované kvality a maximálního výkonu administrativních činností v daném procesním čase. Snažíme se především odhalit a odstranit plýtvání. Klíčové pro změnu v našich procesech se toto plýtvání naučit vidět a znát metody jak jej odstranit.

Jak řídit změny v administrativě

Začít implementovat principy štíhlé administrativy znamená obvykle velkou změnu pro organizaci. Změna se týká především myšlení lidí. I ty organizace, které již získali zkušenosti s implementací štíhlé výroby, se musí připravit na větší odpor pracovníků. Změnu lze považovat za proces. Pokud má tento proces probíhat podle našich představ, neměl by opomíjet následující kroky:

·         vyvolání nutnosti změny,

·         sestavení týmu prosazující změny,

·         sdílení a komunikace vize,

·         zapojení širokého okruhu pracovníků,

·         umožnění rychlých a malých vítězství,

·         zavedení nových přístupů v organizaci,

·         vizualizace a porovnání stavu před a po,

·         podpora úsilí k dalším změnám.

Pokud věnujeme dostatečnou pozornost jednotlivým krokům, zvyšujeme tak pravděpodobnost úspěšné implementace štíhlé administrativy. Pokud již víme, kam směřujeme a máme definovanou strategii, existuje obvykle mnoho cest, jak změnu realizovat a jak řídit. Jeden z osvědčených nástrojů toho, jak dosáhnout cíle, je projektové řízení. V tomto směru se používají jasně definovaná pravidla, při jejichž dodržování značně zvyšujeme pravděpodobnost, že budeme úspěšní.

Projektové řízení je důležitým nástrojem pro řízení změn v organizaci a mělo by být její standardní součástí. Jednou z metodik, která se zabývá projektovým řízením je DMAIC (Define, Measure, Analyse, Improve, Control). Tato metodika je využívaná především pro řízení zlepšovacích projektů programu Six Sigma. DMAIC je tedy propracovaný postup sběru, shromažďování údajů a jejich analýzy s cílem přesně stanovit příčiny chyb a nalézt a realizovat cesty na jejich odstranění.

Analýza nevýrobního procesu

Z pohledu analýzy nevýrobního procesu je nutné hledat a využít nejlepší dostupné metody, které popíší výchozí stav daného procesu jako je např. „snímek pracovního dne“. Cílem této metody je seznam všech činností, doba trvání jednotlivých činností a ztrátové časy osobní i technickoorganizační. Pozorovatel v průběhu směny zaznamenává postupné časy a výskyt sledovaných činností. Výhodou této metody je získání podrobných informací o průběhu práce, nevýhodou je pak značná pracnost, časová náročnost.

Rozlišujeme několik typů snímků – pozorovatel může být sám nebo i jiná osoba, lze ho vytvářet pro jednotlivce nebo pro několik osob najednou. Dalším jednoduchým nástrojem je „Spaghetti diagram“. Ten nám zachycuje pohyb pracovníka v jistém časovém období. Veškeré pohyby zakreslujeme do nákresu layoutu pracoviště. Tento způsob analýzy odhalí množství chůze mimo pracoviště a může být dobrým podkladem pro re-layout.

Identifikace plýtvání a slabin administrativního procesu

Správně a důsledně provedená analýza procesu nám obecně řečeno, umožňuje, abychom udělali první velký krok ke zlepšení – správně pojmenovali problém. Při identifikaci plýtvání a slabin nevýrobního procesu musíme využít znalosti jednotlivých forem plýtvání.

Tato identifikace plýtvání je dle mé zkušenosti nejtěžší, protože jednotlivé činnosti v procesu často stávají díky své chronické povaze akceptovatelným problémem. Proto je důležité se zaměřit na každou činnost z různých úhlů pohledu.

Zaměřit bychom se měli na tradiční formy plýtvání, jak je známe z výroby, ale hlavně na specifické plýtvání spojené s přenosem informací, s nevyužitým materiálem, s neefektivitou pracovních činností a s vedením a řízením procesu.

Implementace metod

Implementací jakékoliv metody by měla předcházet analýza její vhodnosti, protože se v našem případě jedná o úvodní program zlepšování. Můžeme bez rozpaků konstatovat, že pro oblast servisních, režijních, administrativních i dalších nevýrobních procesů existuje určité portfolio „základních“ metod, jejíž implementace je navíc podmínkou pro zavádění metod štíhlé organizace.

Mezi základní metody patří:

·         rozvoj týmové práce a zejména systematické zvyšování multi-profesnosti

·         využití projektového řízení změn dle DMAIC

·         využití workshopů na zlepšování procesů dle PDCA

·         zavedení metody 5S v nevýrobní oblasti

·         využití různých forem vizuálního managementu

·         rozvoj standardizace pracovních činností

·         analyzovat časovou náročnost práce v nevýrobní oblasti

·         zabývat se problematikou pracovní ergonomie

·         zabývat se štíhlým dispozičním uspořádáním pracoviště

Audit programu zlepšování

Zhodnocení úvodního programu zlepšování může mít různé formy. Vedle kvantifikace stavu zlepšovaného administrativního procesu pomocí vybraných procesních ukazatelů můžeme využít i formu tradičních auditových otázek, orientovaných na jednotlivé kroky i metody programu zlepšování.

Zajímá vás, jak štíhlá administrativa funguje v praxi? Navštivte kurz Štíhlé administrativy, těšíme se na vás!

Nový komentář

Tomáš Průžek

Tomáš Průžek

LEAN Manager, Czech Airlines Technics, a.s.

Další články autora

Implementace metod efektivní logistiky s Tomášem Průžkem
Implementace metod efektivní logistiky s Tomášem Průžkem

Jaké jsou nové trendy v logistice a jaké výhody přinese zavedení principů štíhlé logistiky do vašeho podniku? To vše prozradí vedoucí neustálého zlepšování Czech Airlines Technics a náš lektor Tomáš Průžek. 

Zlepšování administrativních procesů
Zlepšování administrativních procesů

Pro potřeby štíhlé administrativy se často využívá Value Stream Mapping, metoda mapování hodnotového toku, známá také z mapování výrobních procesů. Seznamte se s jejími výhodami.

e-book Vytvořte nezapomenutelnou prezentaci

Vytvořte nezapomenutelnou prezentaci

Naučte se s námi opustit nudné stereotypy v prezentování, proměňte trému ve svou výhodu a odrovnejte kolegy i nadřízené perfektním projevem.

Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Jeho používáním s tím souhlasíte.

nahoru