Trénink jednání a komunikace s komplikovanými osobami: jak zvládat náročné situace s přehledem

Trénink jednání a komunikace s komplikovanými osobami: jak zvládat náročné situace s přehledem

Všichni jsme se s nimi setkali – lidé, se kterými je jednoduše těžké vycházet. Mohou to být kolegové, šéfové, klienti nebo dokonce přátelé a rodinní příslušníci. Komunikace s takovými osobami může být frustrující a vyčerpávající, a pokud se neproběhne správně, může vést k napětí, konfliktům a dokonce k narušení vztahů. Jak tedy zvládnout jednání s komplikovanými osobami bez zbytečného stresu?

V tomto článku vám představíme několik účinných strategií, jak se s těmito situacemi vypořádat. Naučíte se, jak zůstat klidní, efektivně komunikovat a jak přeměnit složitou konverzaci ve smysluplný dialog.

1. Udržte si klidnou hlavu
První pravidlo při jednání s komplikovanými osobami je zůstat klidní. Když se setkáte s někým, kdo je emocionálně nabitý nebo se chová iracionálně, je snadné se nechat strhnout. Ale klidná mysl bude vaším nejsilnějším spojencem.

Tip:
• Dechová cvičení: Když se situace vyostřuje, zkuste se soustředit na svůj dech. Hluboké nádechy a výdechy vám pomohou zůstat v klidu a soustředit se na řešení.
• Vnitřní monolog: Připomeňte si, že cílem je vyřešit situaci, ne zvítězit v hádce. Když si tuto myšlenku udržíte, bude snazší nebrat si nic osobně.

2. Aktivní naslouchání: Základ úspěšné komunikace
Komplikované osoby často vyžadují více pozornosti a pochopení, než si možná myslíte. Aktivní naslouchání je klíčem k tomu, abyste lépe porozuměli jejich potřebám a postojům. Tím se nadále i přiblížíte ke snížení napětí.

Rada pro praxi:
• Zrdcadlete slova, ne chování: Opakujte nebo shrňte to, co osoba řekla, aby věděla, že ji skutečně posloucháte. Například: „Chápu, že vás to frustruje, protože se cítíte přehlíženi.“
• Oční kontakt: Udržujte oční kontakt a soustřeďte se na člověka, který mluví. Tento jednoduchý krok může výrazně zlepšit kvalitu vaší komunikace.

3. Používejte asertivní komunikaci
Asertivita znamená vyjadřovat své potřeby a názory jasně a přímě, aniž byste přitom uráželi nebo ignorovali druhé. Když se setkáte s komplikovanou osobou, asertivní komunikace vám pomůže si udržet kontrolu nad situací a současně respektovat názor druhé strany.

Tip:
• „Já“ prohlášení: Místo obviňování nebo kritiky používejte věty, které se týkají jenom vašho „já“, například: „Jsem zklamaný, když se na mě křičí, protože to ztěžuje naši spolupráci.“
• Jasné hranice: Stanovte jasné hranice a dejte najevo, co je pro vás přijatelné a co ne. Pokud Vás například někdo stále přerušuje, můžete říci: „Rád bych dokončil svou myšlenku, a pak si vyslechnu váš názor.“

4. Zvládání emocí: Vaše tajná zbraň
Komplikované osoby často přicházejí s výraznými emocemi; ať už je to hněv, frustrace nebo úzkost. Jakmile seberete kontrolu nad svými vlastními emocemi, budete lépe připraveni zvládat i emoce druhých.

Rada pro praxi:
• Připravte se předem: Pokud víte, že se chystáte na jednání s komplikovanou osobou, připravte se mentálně. Promyslete si, jak byste mohli reagovat v různých situacích a scénářích, a snažte se být stále vyváženi.
• Emoce mají svůj výnam: I když by vás vaše emoce neměly ovládat, nezavrhujte je úplně. Je důležité se po schůzce uvolnit a přiznat si, co cítíte. Naopak mějte i empatii pro komplikovanou osobu; i když se vám může zdát, že přehání, nezavrhujte její pocity. Namísto toho je uznejte a dejte najevo, že rozumíte tomu, co prožívá.

5. Naučte se vyjednávat a hledat kompromisy
Jednání s komplikovanými osobami často vyžaduje schopnost vyjednávat a hledat kompromisy. Cílem není vždy dosáhnout svého za každou cenu, ale najít řešení, které bude přijatelné pro obě strany.

Tip:
• Zaměřte se na společné cíle: Připomeňte druhé straně, že máte společný cíl, a zkuste najít cestu, která k tomuto společnému cílu vede.
• Flexibilita: Buďte ochotni přizpůsobit své požadavky a hledat kompromisy. Tento přístup vám často získá více, než kdybyste trvali na svém bez kompromisu. Sdílejte svůj názor efektivním a bystrým způsobem a neodchylujte se od své myšlenky a hlavně se vyhněte sféry emocionálních výlevů.

6. Když už nic jiného nepomáhá: Vězte, kdy odejít
Někdy se stává – a to ať děláte cokoli –  že nejde najít řešení, které by vyhovovalo oběma stranám. V takových případech je důležité vědět, kdy odejít a dát si pauzu, abyste předešli eskalaci konfliktu. Vždy se k vyjednávání můžete vrátit a je lepší odejít, než bude příliš pozdě.

Rada pro praxi:
• Nechte situaci vychladnout: Pokud se situace stává příliš napjatou, nabídněte pauzu. Pravděpodobně nejste jediný, kdo cítí napětí.
• Vyhledejte pomoc: Pokud je situace skutečně nezvládatelná, neváhejte požádat o výpomoc od nějaké třetí strany – například mediátora nebo nadřízeného, který může přispět k diskuzi.

Závěrem
Jednání s komplikovanými osobami je umění, které vyžaduje trpělivost, sebedůvěru a dovednosti v komunikaci. Když se naučíte zůstat klidní, naslouchat a být asertivními budete mnohem lépe vybaveni pro zvládání těchto náročných situací. A co je nejdůležitější – naučíte se, jak přeměnit potenciální konflikty v příležitosti pro konstruktivní dialog, který skutečně někam nadále povede.

Pamatujte, že ne všechny situace mohou být vyřešeny okamžitě a ne všechny vztahy lze napravit. Nicméně, s těmito novými schopnostmi budete moci přistupovat k těmto výzvám s větší jistotou a efektivitou.

Pokud chcete vaše dovednosti nadále rozvíjet a získat ještě hlubší porozumění tomu, jak jednat a komunikovat s komplikovanými osobami, připojte se k našim kurzům na TopVision. Naše kurzy vám nabídnou praktické techniky a strategie, které můžete okamžitě aplikovat ve svém každodenním životě.

Vyzkoušejte kurz Trénink jednání a komunikace s komplikovanými osobami (https://www.topvision.cz/nabidka/soft-skills/trenink-jednani-a-komunikace-s-komplikovanymi-osobami)