O stěhování Vodafonu a interní komunikaci s M. Čepickým

Začátkem roku 2015 se sídlo společnosti Vodafone přestěhovalo do Stodůlek. Kromě vítání nových prostor se oddělení interní komunikace rozhodlo pro náležitou rozlučku s prostory starými. A jak to všechno dopadlo? To se dozvíte v rozhovoru s Miroslavem Čepickým, bývalým vedoucím korporátní komunikace Vodafonu.

Proměna okolí výtahů ve vagóny metra – s tímto nápadem přišlo před koncem loňského roku oddělení interní komunikace ve Vodafonu. A protože vagony bývají dost počmárané, mohlo se kreslit a psát i tady. Na "zdi nářků" se tak objevily vzpomínky na předchůdce Vodafonu – Oskara, předčasně zesnulého šéfa Grahama Mahera, ale také stesk po otevíracích oknech, které v nové, extrémně ekologické, budově chybí, nebo holkách z restaurace Fuel.

Nová budova, ve které sídlí Vodafone, si zakládá na tzv. stylu flexi office, v jehož v první fázi více než tři desítky zaměstnanců nejsou vázány na své pevné pracovní místo. Mohou pracovat v kanceláři, kde své stoly sdílí se svými kolegy, nebo i z domova. Do konce roku se do programu zapojí celkem 200 zaměstnanců. Cílem celého programu je efektivně nakládat s pracovním prostorem a díky moderním technologiím zaměstnancům umožnit časovou flexibilitu při práci.

Tento projekt se nevyhnul zájmu médií. V desátém ročníku soutěže Česká cena za public relations dokonce získal druhé místo v komunikační disciplíně Interní komunikace.

Rozhovor s Miroslavem Čepickým

Jak zpětně hodnotíte interní komunikaci, která provázela celý projekt stěhování? 

Komunikace předčila naše očekávání. Ještě půl roku před stěhováním panovaly obavy z toho, že lidé nemají dost informací, nebo že část z nich kvůli stěhování z firmy třeba i odejde. To se ale nepotvrdilo. Naopak převážná většina zaměstnanců hodnotila jak průběh stěhování, tak informace a kampaň s tím spojenou, kladně. Dostali jsme za ní i ocenění od Asociace PR agentur za druhou nejlepší interní kampaň v České republice v roce 2014.

Čeho si na kampani ceníte nejvíc?

Nejcennější bylo asi to, že jsme to zvládli s velmi omezenými kapacitami. Sice se na první pohled může zdát, že tak velká firma má téměř neomezeně lidí a peněz. Realita je ale jiná. Jak za interní komunikaci, tak i za samotný tým stěhování, jsme měli minimum lidí, kteří byli až do konce pod poměrně velkým tlakem, aby vše dobře dopadlo. 

Jak se na nové adrese líbí zaměstnancům Vodafonu?

To je otázka spíš na ně a určitě je to individuální. Nejvíc lidé vnímají změnu lokality a tam u každého záleží, hlavně na tom, kde bydlí. Ti, kdo to mají blíž, jsou rádi. Pro ostatní je výhoda, že je to přímo na metru. A nová budova má lepší parametry, například více denního světla, než ta minulá.

Zde by se dalo namítnout, že interní komunikace Vodafonu disponuje jiným rozpočtem než ostatní firmy. Které aktivity se Vám osvědčili ve smyslu „za málo peněz, hodně …“

Měli jsme poměrně omezené kapacity a to se týkalo i rozpočtu. Šlo by to ale určitě ještě i s méně penězi.  Ze všeho nejdůležitější byla pravidelná relevantní komunikace a interakce se zaměstnanci.

Nové sídlo firmy si zakládá na tzv. flexi office, nikdo nemá své pevné místo, stůl, kancelář. Jak se s touto skutečností zaměstnanci Vodafonu sžili? Jak třeba řešíte neformální sdílení informací a udržujete týmového ducha?

S režimem flexi office se někteří musejí sžívat a není to koncept pro každého. Realita je taková, že si lidé z  jednoho týmu stejně často sedají blízko sebe, protože spolu potřebují komunikovat. Největší výhoda, kterou tam pro lidi vnímám, je, že můžou část týdne pracovat z domova nebo odkudkoli chtějí. Pro firmu jsou to zase úspory. S přechodem do nové centrály jsme také omezili komunikaci na papíru, včetně různých plakátků, a naopak posílili elektronickou komunikaci.

Budete jedním z vystupujících na říjnové konferenci IN Communication Forum. Jakou část programu si Vy osobně nenecháte ujít?

Nejvíc se těším na části spojené s engagementem zaměstnanců. To je poslední dobou hodně viditelné téma, které je často v praxi nešťastně pojato až v duchu někdejší socialistické angažovanosti. Věřím ale, že právě na této konferenci uslyšíme i konkrétní případy smysluplného a přirozeného zapojování a motivování zaměstnanců.