Vzdělávat s podporou evropských fondů – ano nebo ne?

Má smysl investovat nyní čas a pokusit se využít výzvy pro vzdělávání?

Otázkou není, zda obecně mají dotace smysl nebo ne. Ta příležitost tu nyní je a byla by jistě chyba ji alespoň zkusit nevyužít. Whitney Young, americký politik a bojovník za lidská práva řekl: „Je lépe být připraven na příležitost a nemít ji, než příležitost mít a nebýt na ni připraven.“ Takže za mne určitě ano. Dobře připravený plán rozvoje vašich zaměstnanců a projekt zaměřený na zvýšení konkurenceschopnosti vaší firmy rozhodně nebude investicí bez návratnosti.

V minulém programovém období jsme využili příležitostí nejen v souvislosti s realizací vzdělávacích projektů našich klientů. Sami jsme se také stali příjemcem dotací v rámci projektu genderového auditu. Na základě všech našich zkušeností jsme pro vás připravili desatero praktických tipů pro úspěšnou realizaci projektů financovaných s podporou ESF.

1. Zaměřte se na projekty s dlouhodobým efektem

Slovo výzva je v souvislosti s přípravou plánu rozvoje a i jeho realizace v delším období jistě na místě. Obavou někdy bývá, zda plán, který připravíme nyní na dva roky, bude mít i za ty dva roky ten efekt, který vidíme nyní. Současné výzvy naštěstí podporují ten typ vzdělávání, odborné, soft skills, které má dlouhodobý přínos a v praxi se firmě ani účastníkům neztratí. Nespornou výhodou na druhou stranu je, že vám nikdo „peníze“ v průběhu realizace „neseškrtá“. Možná jsme měli velké štěstí, že jsme pracovali s opravdu dobře postavenými projekty. Ze zkušenosti tak můžeme říct, že každý z námi realizovaných projektů, měl skutečný efekt a dopad do praxe.  

2. Nepodceňte přípravu projektu a žádosti o dotaci

Dobře postavený projekt, který v sobě nese prvek komplexního rozvoje s dlouhodobým efektem, je nutnou podmínkou pro úspěch. Vaši firmu znáte nejlépe vy sami. Proto se vždy snažte v žádosti nastavit vše opravdu reálně. Můžete vyslat např. celé vedení v jeden den na školení mimo firmu? Pravděpodobně ne. Obdobné to bude třeba s mistry ve výrobě. Proto již na začátku uvažujte maximálně prakticky. Když skupina zahrnuje 12 zaměstnanců, je potřeba je rozdělit a navýšit tak počet školících dní. Flexibilita v rámci realizace projektu je velmi omezená a změny v průběhu realizace už mohou být spíše kosmetické.

3. Důkladně promyslete časové hledisko

Pečlivě zvažte, kolik dní v roce mohou skutečně vaši zaměstnanci vzdělávání věnovat. Myslete také na období, kdy není možné zaměstnance vůbec uvolnit z práce. Pro udržení motivace zaměstnanců je vhodná pravidelnost a četnost, ale na druhou stranu vzdělávání je prostředek k dosahování vyšších výkonů, nikoli jeho hlavní cíl. V praxi se nám nejvíce osvědčilo investovat do dlouhodobých programů max. 10 školících dní za rok. Počítejte s námi – každý měsíc jeden den a minimálně o prázdninách volno, střednědobé programy se pak pohybují okolo 6 školících dní za rok. To jsou přesně ty programy, které mají efekt a zároveň pomáhají a nejsou spíše na „obtíž“

4. Zvažujte výši dotace a vaši spoluúčast, je to příležitost dopřát si vyšší kvalitu

Více než kde jinde, ve vzdělávání platí, že nejnižší cena neznamená nejlevnější nebo nejefektivnější řešení. Zvažte dobře výši dotace, o kterou žádáte i výši Vaší finanční spoluúčasti. Každý lektor není vhodný a ten nejlepší pro každého zaměstnance. A kvalita lektora je pro efektivitu školení klíčová. Finanční podpora zvenčí vám dává možnost dovolit si nejen „jen“ dobré lektory - učitele, ale pustit do firmy lektory - konzultanty s manažerskou praxí. Skutečné odborníky, na které byste v rámci standardních rozpočtů neměli dostatek prostředků. Ti vašim zaměstnancům nezprostředkují jenom návod „jak to dělat“ aniž by to v praxi kdy řešili, ale sami mají reálné zkušenosti z praxe. Zkušení lektoři přináší nejen postupy, ale i zkušenosti a inspiraci. Lektor by měl vždy být vašim zaměstnancům partnerem, proto minimálně u cílové skupiny managementu vždy uvažujte s vyšší investicí na den školení.

5. Vybírejte partnera, který má zkušenosti s realizací „ESF projektů“

V rámci výběrových řízení na realizačního partnera doporučujeme zohlednit i zkušenosti s realizací ESF projektů nebo prokázané reference a historii na trhu. Nabídka dodavatele je vždy závazná. Dodavatel musí splnit, vše co v nabídce slíbil. Tato spolehlivost je však špatně rozeznatelná v písemné nabídce, proto se vyplatí vybírat spolehlivého partnera s prokázanými zkušenostmi. Vybírat jednoho lektora má určitě své výhody, ale také s sebou nese nemalé riziko, které se v rámci tohoto typu projektu dlouhodobě nemusí vyplatit.  

6. Dodržujte harmonogram

Člověk míní, život mění. Vybírejte proto vždy partnera, který umí zajistit zastupitelnost lektorů, nestojí na jedné osobě a umí dodržet harmonogram. Změny v časovém plánu jsou často administrativně náročné na straně zadavatele a zároveň jedna změna způsobí posun v celém projektu.

7. Myslete na budoucnost

Posledním bodem realizace projektu je povinná archivace deset let. Zvažujte dodavatele, u kterého předpokládáte, že za dva, tři roky z trhu nezmizí. Kontroly a nutná spolupráce s dodavatelem, přichází i s odstupem pěti let po skončení projektu.

8. Nebojte se administrativy

Administrativa je častým strašákem při čerpání dotací. Vyberte si partnera, který se v problematice nejen orientuje, ale také ji umí opravdu zajistit. Označování učeben, uvedení loga na každém dokumentu ve správném tvaru, barvě nebo fotodokumentace a zajišťování prezenčních listin patří jen mezi některé požadavky. Každý projekt má vždy indikátory, podle kterých se stanovuje jeho úspěšnost. Například chybějící podpisy na prezenční listině u účastníků, kteří na tréninku byli, jsou chyby, které se nesmíte dopustit. Tyto administrativní „drobnosti“ se v průběhu realizace stávají tou nejpracnější aktivitou v celém projektu. Nám se v minulém dotačním období osvědčilo využití training registeru, který značně ulehčil komunikaci mezi námi a zadavatelem.

9. Nepodceňte detaily

Naštěstí by administrace projektů měla být značně zjednodušena oproti minulým výzvám. Samozřejmě je stále nutné mít v pořádku veškeré doklady a faktury, nicméně primárně se kontrolovat nebudou. Monitorovací zprávy, závěrečné zprávy z projektu či zajištění fotodokumentace požadovány nebudou. Pravidelně se však budou vykazovat prezenční listiny a certifikáty o absolvování kurzu. Na základě těchto dokladů bude aktivita zpětně proplacena. Přesto jednoznačně doporučujeme mít vše v naprostém pořádku.

10. Otevřete se novým příležitostem

V rámci srovnávacího projektu Benchmarking, který každoročně realizujeme u firem s vyspělým systémem vzdělávání, se počet „mandays“, tedy školících dnů na zaměstnance, pohybuje okolo tří ročně. A to mluvíme o těch „bohatších“ firmách. Vezmeme-li v úvahu vstupní, produktová a povinná školení, na rozvoj pro zvyšování konkurenceschopnosti nám tak již mnoho nezbývá. Mezi nesporné výhody získání prostředků z ESF fondů tak určitě patří, že můžeme dát zase šanci a prostor těm, na které v běžném rozpočtu nejsou peníze a vzdělávání opravdu potřebují. A co víc. Nemusí se jednat vždy o jednorázová školení, která chtějí vyřešit jeden problém teď a tady. Po návratu do práce se pak často vrátí do zaběhlých kolejí. Se zaměstnanci máte příležitost pracovat dlouhodobě – komplexně zvyšovat jejich kompetence a nastartovat či dokonce dosáhnout skutečné změny a posunu.

Zajímají vás příležitosti pro financování vzdělávání zaměstnanců z evropských fondů? Připravili jsme pro vás bližší informace.

Olga Holá
Training & Development Manager
top vision