Podcast Lead and Learn #19 - Denisa Václavíková

V 19. podcastu Lead and Learn společnosti Top Vision jsme přivítali Denisu Václavíkovou, HR business partnerku RB Hygiene Česká a Slovenská republika. Velká tradiční nadnárodní korporace Reckitt Benkiser, zkráceně RB Group má přes 40 tisíc zaměstnanců a operuje v 60 zemích světa. Její výrobky najdete ve více než dvou stovkách zemí světa.  Říkají: „ Jsme čisté ruce, bezpečný sex, naplněné žaludky, klidná hrdla, vonící koupelny, umyté nádobí, zdravější život a šťastnější domovy“.  Když zmíním značky jako AirWick, Vanish a Finish nebo dezinfekční prostředky Lysol, tak určitě všichni vědí, o čem je řeč. 

Je to rok, co jsou všichni zaměstnanci RB Group na homeoffice. Jak udržet týmového ducha, nasazení a motivaci zaměstnanců i manažerů, jak správně v onlinu fungovat i jak vybírat a nabírat nové zaměstnance v takové situaci, o tom si dnes s Denisou budeme povídat.

Otázky na zahřátí:

Co jste se naučila ve škole a používáte do teď? 

Myslím si že trojčlenku, tu člověk využije na denní bázi. 

Jaké jsou vaše vzory a proč?  

Mým vzorem je určitě moje maminka, která vybudovala velice úspěšnou kariéru i s dvěma malými dětmi.

Čím byste byla, kdybyste nebyla tím, čím jste? 

Jako malá jsem chtěla být veterinářkou …  tak si někdy dělám legraci, že dnes místo se zvířaty pracuji s lidmi. 

Čím myslíte, že můžete být inspirativní pro své pracovní úkoly?

Řekla bych, že to bude můj zápal a takový ten „drive“, protože svou práci dělám opravdu ráda. 

Když klopýtnete, o jaké moudro se můžete opřít? 

Hlavně zachovat hlavně klidnou hlavou, protože ne všechno je tak horké, jak se v tu chvíli zdá. 

Čím pro vás je osobně i pracovně je vzdělávání a učení? 

Určitě se nějakým způsobem pořád posouvat dál, nestát na jednom místě, rozvíjet se.

Deniso, vážně už jste se rok neviděla naživo s některými kolegy?

Ano, je to tak, že jsme se opravdu rok fyzicky nesetkali. S některými jsem se neviděla možná vůbec, ale s většinou jsem v kontaktu aspoň na obrazovce monitoru.

Chybí vám to „naživo“?

Určitě. Je cítit, že sociální kontakt chybí a určitě by se shodla se mnou i spoustu dalších zaměstnanců, že takové ty „kávičky“ v rámci pracovního prostředí, je určitě něco, co nám chybí.  

Když se třeba na Atmoskopu dívám, co oceňují zaměstnanci na vaší firmě, tak je velmi často zmiňována rodinná atmosféra. Jak se vám daří ji vytvářet? 

Je to teď mnohem víc ztížené, protože nemáme možnost se v kancelářích potkávat, jelikož máme striktně doporučeno pracovat z domova. Nicméně snažíme se různými aktivitami týmového ducha pořád podporovat. Snažíme se mít nějaké pravidelné coffee chaty, různé aktivity online. Je to poměrně ztížené, ale snažíme se, aby týmový duch zůstal i dál. 

Co považujete po tom roce za úplně nejdůležitější radu pro jednodušší přechod na homeoffice?

Primární je určitě zajistit, aby lidé měli odpovídající pracovní pomůcky, zajistit mobilitu.  My máme naštěstí v rámci nadnárodní korporace všichni laptopy, není tedy úplně těžké vzít si počítač a vzít si ho domů.  Když už se firma rozhodne, že její zaměstnanci budou pracovat z domova, je důležité zajistit kvalitní a bezpečné vzdálené přístupy, k firemním dokumentům a komunikaci, někdy i připojení k internetu. Asi nejdůležitější je pak pro lidi umět si nastavit nějaký vlastní rituál, aby dokázali doma přepnout mezi pracovním životem a soukromím.  

Museli jste jako HR oddělení svým kolegům pomáhat anebo ten balanc, o kterém mluvíte, dříve či později našli všichni? 

Museli jsme jim ze začátku trošku víc pomoct.  My jsme měli to „štěstí“, že jsme krátce před kovidovou situací rekonstruovali offices, takže už tenkrát jsme vlastně byli posláni na tři týdny domů a měli jsme proto zajištěné veškeré podmínky pro vzdálené připojení a homeoffice. Nicméně, tohle byla situace, která nás překvapila všechny a trvala mnohem déle. Ze začátku bylo hodně obtížné najít si work-life-balance, takže jsme museli určitě pomáhat zaměstnancům najít si nějaký ten rituál. Určitě pomohly tipy, že člověk nemá celý den sedět v pyžamu, ale jít se převléct, aby si navodil atmosféru, že „jde do práce“, a pak večer zase mohl vypnout a „být doma“. Dávali jsme lidem různé tipy, jak se s přechodem na homeoffice vypořádat.  Později, když byla situace obtížnější, jsme zavedli i další programy, například asistenční službu pro zaměstnance, kam můžou kdykoliv 24/7 volat v případě jakýchkoliv problémů, ať už psychických, finančních, právních a podobně. Takže určitě podpora z naší strany byla nutná. 

HR oddělení musí v takové situaci mnohem víc komunikovat s IT oddělením, jak jste nastavovali tuhle komunikaci? Ptám se, protože většinou jsou to ve velkých firmách dva vzdálené oddělené světy … 

Máme s IT celkově docela blízký provázaný vztah. Lidé, když mají nějaký problém, tak se často obrací na HR. Šlo o to, aby opravdu všichni měli z domova zajištěné vzdálené přístupy a podobně. Jako mezinárodní korporace dlouhodobě fungujeme v cloudu a na službách jako SharePoint a OneDrive, máme online komunikační kanály, takže ve znalosti těch nových online technologií úplně ten problém nebyl.

Je v takové situaci výhodou, že jste nadnárodní korporace nejenom, pokud jde o komunikační technologie, ale i třeba, co se týče firemní kultury, že lidé mají nastavená pravidla, o která se mohou opřít?

Je to podle mého názoru určitě výhoda, protože jsme vlastně byli víceméně připraveni, protože digitalizace a automatizace u nás probíhá dlouhodobě.  Jako mezinárodní firma hodně fungujeme online a v podstatě tak fungujeme i v rámci našeho regionu. Reportujeme do Polska, hodně komunikujeme s ostatními zeměmi, takže do jisté míry jsou lidé zvyklí na online formu komunikace, kterou běžně při práci používáme.

To mluvíte asi hlavně o komunikaci uvnitř firmy. Je nějaká skupina zaměstnanců vaší společnosti, pro kterou byl přechod na online nebo home office výrazně větší problém? 

Řekla bych, že určitě se najdou nějaké výjimky. Například průřez generační, kdy někteří lidé preferují dokumenty v písemné podobě, šanony, papíry, tak u těch, myslím, to bylo trošku náročnější přepnout plně do onlinu. No a potom určitě oddělení sales. U nich už to není jenom o nějakém interním nastavení, jak my se s tím vypořádáváme a jak moc máme nastavené digitální a automatické procesy. Potřebují spolupracovat s externím světem, s klienty, a tam je velmi důležitá připravenost a flexibilita i z té druhé strany. 

Mluvíte o sales … jak jde business? Vzhledem k tomu, jaké máte produkty, tak asi nemáte odbytové problémy? 

Nemáme. Máme štěstí, že jsme v dobré oblasti průmyslu, v poslední době je důraz na osobní hygienu a dezinfekční prostředky mnohem větší, takže náš business to vlastně zásadně neovlivnilo. Je třeba určitě zmínit, že i u nás byl velký nárůst v rámci e-commerce. 

To znamená, že spíš nabíráte zaměstnance do týmů?

Ano, měli jsme měli to štěstí, že jsme nemuseli propouštět. Neměli jsme k tomu důvod. Naopak jsme nabírali. A nebylo to vyvoláno jen situací v důsledku epidemie. Bylo to v souvislosti se změnami v rámci organizace, posilovali jsme některé týmy. Za poslední rok jsme hodně nabírali.

Znamená to, že se firma musela přizpůsobit situaci, která teď vznikla, a že jste měli nějaké úplně nové vypsané pozice?  

Měli jsme nově vypsané pozice ne v souvislosti s kovidem, ale v souvislosti s novou organizační strukturou. Posilovali jsme tým e-commerce o digitální pozice. Nabírali jsme třeba člověka, který má na starosti automatizaci procesů v rámci dlouhodobější strategie zvýšení efektivity interních procesů.

Jak se vám nabírají noví zaměstnanci přes online?  Vy jste jako HR oddělení takovým prvním filtrem nových uchazečů o zaměstnání … 

Oblast reqruitementu prošla hodně velkou transformací, protože to je zrovna proces, který úplně digitální nebyl. Dřív jsme samozřejmě zvali kandidáty už od prvního pohovoru do kanceláří.  Takže ten proces prošel velkou transformací. Museli jsme přesunout všechno úplně kompletně do online světa. Na začátku to bylo takové zvláštní, chyběla tam taková „chemie“. Nicméně potom, v průběhu času, když jsem se s kandidáty bavila, tak bylo zajímavé slyšet jejich názory na proces ve firmách, které si je - přes epidemickou situaci - pořád zvali do kanceláří.  Říkali, že to vlastně ztrácí takovou tu osobitost. Protože všichni musí mít roušku nebo respirátor, nevidí vlastně tu mimiku, mají takové to dilema, jestli si vlastně vůbec můžou podat ruku a podobně. Takže ve finále i kandidáti potom zhodnotili, že online prostředí je jim příjemnější.

Vy jste digitalizovali v rámci HR mnohé další procesy, bylo něco, co bylo pro vás opravdu při přechodu na home office jak se říká „oříšek“? 

Musím říct, že naštěstí úplně ne, protože digitalizace je dlouhodobou strategií naší firmy. Takže my jsme v podstatě online i v rámci HR jeli už předtím a máme veškerou dokumentaci na SharePointech a podobně, s nějakým limitovaným přístupem. Takže úplně nás to nezasáhlo. Nebyli jsme už odkázaní na šanony a podobně. 

Jste nadnárodní společnost, už jste mluvila o tom, že máte řadu porad i mezinárodních v onlinu. Jakou největší poradu jste zažila?

A určitě takové ty town hall meetingy na regionální úrovni, kde se na jeden meeting přihlásilo až třeba 500 lidí. Takže tu zkušenost máme…

… dá se to usledovat, dá se to uřídit? 

Dá, ale musí to mít samozřejmě trošku jinou formu. Musí to být hodně interaktivní, hodně zábavné a proložené interaktivními věcmi, aby to nebyly jenom ty suché slajdy, u kterých vlastně za chvíli každý přestane dávat pozor. Je náročnější udržet pozornost, takže určitě to musí být víc vyvážené, aby to lidi chytlo. 

Mluvíte o udržení pozornosti, ta je hodně důležitá i ve vzdělávání a vy jste jedna z řady firem, které na vzdělávání nerezignovali. Dnes přesunujete veškeré vzdělávání lidí do onlinu, jak udržet pozornost?  

Ze začátku, když ta situace před rokem nastala, tak musím přiznat, že jsme se chvíli váhali, jak to vlastně celé pojmeme. Protože lidé dříve preferovali offlinové prezenční kurzy a to, že se můžou sejít v místnosti, s lektorem, že proběhne i nějaký networking a podobně.  Už předtím jsme nabízeli některé typy vzdělávání v online formě, na našich online platformách, a musím říct, že nebyly úplně populární. Takže dnešní doba vlastně změnila způsob přemýšlení a zájem o online kurzy. Teď jsou mnohem pozitivněji vnímané. Kurzy, které byly v online podobě předtím a nebyly tolik populární, tak dneska si jich lidé mnohem více váží. Také ta klasická školení, která předtím byla offline, tak jsme museli také transformovat do online podoby.  Museli jsme zvolit trochu jiné parametry, aby to lidi chytlo a aby si z toho odnesli co nejvíc. Online forma školení je mnohem náročnější na pozornost, takže jsme se snažili školení rozdělit do více dnů po méně hodinách, aby mělo stejnou efektivitu.  

Druhá věc jsou školení při přijímání nových zaměstnanců, ty vlastně také musíte něco naučit. Jak probíhá u vás online proces onboardingu a potom adaptační proces? 

Adaptační proces se vlastně taky transformoval do online formy. Snažíme se ho mít pečlivě připravený ve spolupráci s manažerem nově přijímaného člověka.  Máme propracované plán, checklist, co by si noví lidé měli zařídit, kde najít důležité odkazy a s kterými lidmi se v rámci firmy sejít. Všechno je v online podobě, nováčci mají různá „intra“ s našimi zaměstnanci. Zase, doporučujeme ta první setkání udělat co nejvíce interaktivní, opravdu si zapnout kamery, protože pro nového člověka je to velice obtížná situace, není v office, nemůže se na nové věci zeptat kolegy. Ze strany HR organizujeme třeba virtuální obědy pro nováčky, podporujeme i manažery týmu. Během covidové doby jsme zavedli tzv. „buddy program“, jako další formu podpory v rámci adaptačního procesu. Tento program se nám osvědčil, nováčci si ho hodně chválí. 

Hovoříte o podpoře ze strany oddělení HR. Máte pocit, že se role HR ve firmě nějakým způsobem během tohoto roku změnila nebo posunula? 

Řekla bych, že ano.  Určitě vnímám, že z naší strany je potřeba více komunikovat. Je to jiné, když jste v office, informace se šíří velkou rychlostí, naopak když všichni sedí doma, tak je mnohem větší důraz na komunikaci, aby všichni informace měli. V tomto ohledu si myslím, že ano.  Myslím si, že se i hodně změnilo, jak lidé na home office aktivity ze strany HR vnímají. Vidíme, že lidé jsou mnohem víc vděční za každou aktivitu, která se připravuje. Dřív, když jsme byli v kancelářích, tak to často zapadlo, lidi už třeba neměli tolik energie a času.  Naopak dnes, ať už pošleme nějaký balíček nebo uděláme nějakou online aktivitu, tak účast je opravdu velká a lidi mají hodně velký zájem, takže určitě oceňují podporu.

Co připravujete v rámci online ne-pracovních HR aktivit pro svoje kolegy? 

Určitě už ty zmiňované pravidelné coffee chaty, posíláme balíčky kolegům domů při různých příležitostech. Posílali jsme třeba zdravotní balíčky s dezinfekčními prostředky pro bezpečnost a zdraví zaměstnanců.  Zařadili jsme různé well-beingové aktivity, workshopy, ať už třeba na duševní hygienu v rámci home office, plánujeme témata jako digitální detox, jak se stravovat v rámci home office. Snažíme se komunikovat, jak si správně nastavit rutinu, opravdu nezapomínat přes den pít a jíst, dělat si pravidelné přestávky … Setkala jsem se s tím, že spousta manažerů nastoupila do tak extrémního pracovního „flow“, kdy si ve čtyři hodiny odpoledne uvědomili, že ještě ten den ani neměli oběd.  Takže opravdu je potřeba lidi edukovat, dávat jim ty tipy, aby si to v rámci svých home office doma nastavili. 

Jak dokážete udržet hranici mezi tím, kdy dáváte typy, radíte a funguje to jako HT oddělení a mezi tím, kdy už by někomu mohlo připadat, že mu „lezete“ příliš do soukromí?  

Myslím, že to hodně záleží právě na té osobnosti člověka. Někdo naše aktivity oceňuje víc a někdo míň, někdo ty rady opravdu potřebuje, protože si na to třeba nepřijde úplně sám. My se snažíme k udržení té interakce i nabádat kolegy, aby si zapínali při meetingu kamery a podobně. Někomu je to víc příjemné, někomu míň, záleží asi na osobnosti. 

Odhalí se tedy v takové situaci víc ten „extrovert“ a „introvert“?

Určitě ano, je vidět, že při online mítinku některým lidem absolutně nedělá problém vystupovat, zasahovat, pustit si kameru a jiní naopak musí být hodně nabádáni. Samozřejmě nikoho nenutíme … ale ano, jde to poznat.

Mluvili jsme o tom, že jste už více než rok na home office. Vím, že jste si dělali průzkum mezi zaměstnanci, co by jim do budoucna vyhovovalo … jak dopadl? 

Dělali jsme průběžně různé průzkumy mezi zaměstnanci za ten rok, protože už byla období, kdy jsme měli naději, že se vrátíme do kanceláří. Pak se situace v zemi zhoršila, takže jsme se nevraceli … nicméně, nějaká data z těch průzkumu a víme, jak by si to lidi do budoucna představovali. Vyšlo nám, že ideální je hybridní model, půl času strávit na homeoffice a půl pracovní doby v kanceláři. Obě ty možnosti mají svoje pro a proti. Doma má člověk víc času se soustředit na operativu a naopak v kanceláři má kontakt s lidmi, některé věci se dají řešit rychleji.  Takže ta kombinace se zdá pro většinu lidí ideální.

Znamená to, že budoucnost bude spíš směřovat k tomu, že v kancelářích budou nějaké společné prostory, prostory pro porady, ale takové to, že by každý měl svůj pracovní stůl nebo dokonce kancelář, to myslíte, že už nebude? 

Myslím, že v těch nadnárodních společnostech ne. My máme společné prostory v rámci Open Space. Je pravda, že teď máme fixní místa pro zaměstnance, ale myslím že tahle doba ty trendy hodně změní. 

Jak bude vypadat RB vypadat v roce 2021 v České republice? Vrátí se lidi do práce, když to půjde anebo zůstanou na homeoffice?  

To je záludná otázka, nikdo vlastně dneska přesně neví, kdy se kdy se situace na lokální úrovni nějakým způsobem ustálí tak, aby bylo bezpečné se pro nás všechny vrátit. Nicméně, pokud se vracet budeme, tak určitě si nemyslím, že se vrátíme zpátky do modelu pět dní v týdnu v kanceláři.  Myslím si, půjde o postupný návrat a lidé budou dál trávit většinu času na homeoffice, že návrat do office bude v nějaké omezené kapacity, protože přece jen bude potřeba pořád dodržovat bezpečnostní opatření. Takže nepředpokládám, že přijde šok, že se všichni najednou vrátíme na pět dní v týdnu v kanceláří. 

Podcast si můžete poslechnout zde - https://bit.ly/34e6KTk

Náš podcast Lead and Learn naleznete také na těchto platformách:

▪️Spotify - https://spoti.fi/3lIwI7P
▪️YouTube - https://bit.ly/3nMMDCP
▪️SoundCloud - https://bit.ly/35J5ybr
▪️nebo iTunes PODCASTS - https://apple.co/3nA75X9