Proč by se měli nákupčí přátelit s KPI?

KLÍČOVÉ UKAZATELE neboli KÁ-PÉ-ÍČKA patří mezi módní výrazivo vrcholových manažerů. Vždy, když mluvíme o klíčových ukazatelích, vyvoláváme o sobě dojem, že máme všechno pod kontrolou. Ale jak poznáme, jestli jsou sledované klíčové ukazatele správně nadefinované? Pouze hlubší porozumění této problematice nám dovolí s KÁ-PÉ-ÍČKY skutečně smysluplně pracovat.   

TOP 3 KPI v nákupu 

KÁ-PÉ-ÍČKA pomáhají organizacím optimalizovat náklady, kvalitu a čas. Pokud něco nedokážete změřit, nedokážete to ani zlepšit. Měření hraje v dodavatelských řetězcích zásadní roli zejména v dnešní době zasažené pandemií nemoci COVID-19.  

Cílem měření rozhodně není jen snižování nákladů v nákupu. Měření by mělo odpovídat i na otázky, jak si vedeme ve srovnání s konkurencí nebo jak jsme na tom v porovnání s předchozími lety. Měření by nám mělo dát konkrétní představu o tom, co je potřeba zlepšit. 

V nákupu můžeme sledovat například procento vad u dodaného zboží, přesnost objednávek a faktur, dodací lhůty dodavatele, návratnost investic nebo cenovou konkurenceschopnost. Když si to shrneme, tak lze klíčové ukazatele rozdělit do tří kategorií: 1. zajištění kvality, 2. zlepšení dodávek a 3. úspory. Všechny tři kategorie se vzájemně ovlivňují. Pokud bychom se tedy soustředili pouze na jednu kategorii, mohli bychom tím poškodit další dvě a snížit tak výkonnost nákupu. 

#1 KVALITA 

Pro zajištění kvality je klíčové i dodržování předpisů a smluv. Pokud míra dodržování předpisů klesne, mohou se tím navýšit nepřímé výdaje. Spolehlivá kupní smlouva s jasně stanovenými pokutami může zlepšit míru dodržování předpisů ze strany dodavatele. 

V souvislosti s kvalitou můžeme měřit poměr sporných faktur vůči všem fakturám, míru vad u dodaného zboží nebo chybovost dodávek z celkového počtu objednávek. Všechny tyto údaje nám dají obrázek o důvěryhodnosti dodavatele. 

#2 DODÁVKY  

Důležitá je nejen dodací lhůta dodavatele (doba od provedení objednávky po její doručení), ale i dostupnost dodavatele (jeho schopnost reagovat na nouzové požadavky).

Vyplatí se sledovat i nouzové nákupy, tedy neplánované objednávky, které mají zabránit nedostatku zboží. Můžete měřit poměr nouzových nákupů k celkovému počtu nákupů za stanovené časové období. Snížením nouzových objednávek organizace snižují nejen náklady, ale i riziko. 

#3 ÚSPORY 

V rámci úspor by vás měly zajímat i náklady vynaložené na fakturaci. Samozřejmě, že v organizacích, kde se fakturace provádí manuálně, budou tyto náklady vyšší než v organizaci, kde jde o automatizovaný proces. 

Nezapomínejte ani na návratnost investic do nákupního oddělení, které by se měly projevit v podobě odpovídajícího snížení nákladů. 

Naučte se měřit výkonnost vašeho nákupního útvaru. Držíme vám místo v kurzu Controlling a KPI v nákupu.